Il ruolo della cultura aziendale nelle PMI: i vantaggi di una buona comunicazione interna

La comunicazione interna è uno degli elementi fondamentali dell’organizzazione aziendale da conoscere e applicare per il successo di qualsiasi attività, indipendentemente che si tratti di una microimpresa, una PMI o una multinazionale. Una corretta comunicazione interna può fare la differenza tra un ambiente di lavoro coeso ed efficiente e uno caratterizzato da confusione e – soprattutto – inefficienze.

La comunicazione interna si riferisce allo scambio di informazioni, idee e obiettivi tra i membri di un’organizzazione, trasversale a tutti i livelli gerarchici. Nei contesti ideali, dovrebbe consistere in un flusso di messaggi che coinvolge sia la comunicazione formale come comunicati aziendali e riunioni, che quella informale come conversazioni tra colleghi e scambi di informazioni strettamente operativi.

Quando i dipendenti si sentono coinvolti e informati, sono più motivati e impegnati nel loro lavoro; la condivisione delle informazioni crea fiducia e favorisce un clima di collaborazione dove tutti lavorano insieme verso obiettivi comuni. Un flusso di informazioni chiaro e tempestivo consente di evitare equivoci e malintesi, riducendo così gli errori o perdite di tempo.

Ma come si può, in concreto, ottenere una comunicazione efficace all’interno della propria impresa? Innanzitutto, è necessario creare flussi di comunicazione chiari, per esempio stabilendo strumenti e canali che siano facilmente accessibili e comprensibili per tutti i dipendenti, siano essi newsletter, intranet aziendali, riunioni regolari, gruppi di lavoro e piattaforme di messaggistica istantanea. L’ideale a cui tendere è che questi flussi agevolino la comunicazione bidirezionale ovvero il confronto.

Così come gli altri parametri aziendali, è necessario valutare periodicamente l’efficacia della comunicazione interna: ogni periodo temporale di riferimento è utile rivedere i canali di comunicazione in essere e chiedere feedback a dipendenti e collaboratori per valutare l’efficacia e apportare eventuali miglioramenti.

Esistono diversi strumenti che si possono utilizzare per diffondere la cultura aziendale e salvaguardare il benessere dei dipendenti e dei collaboratori. Senza pretesa di esaustività ricordiamo:

·      Circolari
Le circolari sono un mezzo di comunicazione formale che consente di diffondere informazioni importanti a tutti i dipendenti dell’azienda;

·      Newsletter
Le newsletter sono un ottimo strumento per mantenere i dipendenti informati sulle ultime novità dell’azienda, come nuovi prodotti o servizi, eventi aziendali etc;

·      Eventi aziendali
Gli eventi aziendali, come feste di Natale o cene aziendali, sono un’ottima occasione per rafforzare il senso di appartenenza dei dipendenti all’azienda;

·      Teambuilding
Momenti di teambuilding sono un’ottima occasione per migliorare la collaborazione tra i dipendenti e rafforzare il senso di squadra;

·      Intranet aziendale
L’intranet aziendale è una piattaforma online accessibile solo ai dipendenti dell’azienda, dove è possibile condividere informazioni, documenti e notizie; può essere utilizzato per diffondere la cultura aziendale, promuovere la collaborazione tra i dipendenti, organizzare eventi e sondaggi.

Se un’organizzazione ha problemi di comunicazione interna, è bene intervenire per migliorare la situazione e ripristinare un ambiente favorevole. Come fare?

1.    Identifica i problemi di comunicazione
Il primo passo per risolvere i problemi di comunicazione interna è identificarli. Cerca di capire quali sono le aree in cui la comunicazione non funziona e quali sono i fattori che contribuiscono a questi problemi.

2.    Crea una cultura aziendale basata sulla comunicazione
Promuovi una cultura aziendale in cui la comunicazione è valorizzata e incoraggiata. Assicurati che i dipendenti siano consapevoli dell’importanza della comunicazione interna e che siano motivati a partecipare attivamente, ma sempre nel rispetto delle regole di comunicazione che ci si è dati

3.    Definisci un piano di comunicazione interna
Stabilisci un piano di comunicazione interna che includa gli strumenti e i canali che verranno utilizzati per diffondere le informazioni all’interno dell’organizzazione. Assicurati che il piano sia chiaro, essenziale e comprensibile per tutti i dipendenti.

4.    Adotta una comunicazione collaborativa
Incoraggia una comunicazione collaborativa tra i dipendenti, all’interno degli spazi e modi che l’azienda ha individuato come efficaci, in cui le idee e le opinioni di tutti siano valorizzate e prese in considerazione.