Il ruolo vincente del Temporary Manager #5 Quality

Giunti al quinto appuntamento della rassegna firmata B-Space dedicata alla figura del Temporary Manager, parliamo di un servizio trasversale a tutti i settori aziendali, sia nelle grandi che nelle PMI: l’Assicurazione Qualità. Si tratta di un ambito che è – finalmente – uscito dalle logiche di obbligatorietà per avere una Certificazione e che si rende estremamente utile per la diffusione di procedure o, meglio, di best practice atte a rendere efficaci i flussi aziendali sia interni che esterni, sia verso fornitori che i clienti.

 Chi chiede un Temporary Quality Manager è spesso un’azienda che, anche se già certificata, sente l’esigenza di un cambio di passo in questo ambito; in altre parole, non vuole rimanere appiattita su procedure a volte superate ma desidera rinnovare i propri processi interni, ottimizzarli o crearne di nuovi, poiché sempre nuove sono le esigenze da soddisfare in ogni ambito. Alcuni dei quali possono essere la ricerca e lo sviluppo di prodotto, l’industrializzazione, il processo produttivo, la gestione delle risorse umane e attrazione di talenti, il servizio al cliente – attraverso l’affermazione del proprio vantaggio competitivo.

Il lavoro di un Temporary Quality Manager B-Space si svolge solitamente affrontando al contempo tre distinti versanti:

1.      Si confronta sistematicamente con la Direzione per comprendere e avere conferma degli obiettivi operativi dell’azienda oltre che sulle criticità più sentite e che con maggiore urgenza si vogliono risolvere;

2.      Analizza a fondo e migliora i flussi aziendali, formalizzandoli in procedure che siano il più possibile lineari ed attinenti alla realtà-azienda, al servizio e accessibili a tutti, compresi i nuovi che entreranno;

3.      Lavora sistematicamente con una o più risorse interne all’azienda, occupandosi sulla loro formazione, con l’obiettivo di rendendole autonome nel portare avanti l’Assicurazione Qualità.

Qual è l’operatività tipica di un Temporary Quality Manager? Senza pretese di esaustività, abbiamo selezionato alcuni esempi che certamente possono valere per molte delle nostre aziende:

·        Consolidare e ridefinire i ruoli per il Sistema di Gestione Qualità con il completamento e revisione della documentazione ufficiale;

·        Formare il personale interno, ad esempio il personale del Controllo Qualità per gli aspetti metrologici e sulle tecniche di controllo, oltre che dando adeguato supporto per l’implementazione di software per la gestione dei controlli;

·        Sviluppare attività di vendor rating con gli Acquisti per la valorizzazione della Supply Chain;

·        Presidiare la definizione, attuazione, verifica in itinere e chiusura delle azioni correttive alle non conformità o reclami di vario genere;

·        Costruire, in collaborazione con i responsabili di settore, alla Direzione e al controller, pannelli di Indicatori di Performance per il loro monitoraggio periodico e analisi degli scostamenti rispetto agli obiettivi;

·        Definire e formalizzare un sistema interno di autovalutazione della soddisfazione del cliente;

·        Eseguire percorsi di certificazione di prodotto;

·        Eseguire la valutazione periodica dei rischi che possono avere impatto sui processi, aggiornarne le azioni per la valutazione dei rischi ma anche delle opportunità;

·        Gestire i cicli di Audit Interni.

IL TEMPORARY MANAGER B-SPACE

Il cambiamento spaventa tutti, è naturale, ma spesso è necessario affrontarlo per uscire da situazioni complicate, oppure è addirittura auspicabile per cogliere delle opportunità altrimenti irraggiungibili.

Noi di Business Space offriamo da anni ai nostri clienti la possibilità di disporre di una nostra risorsa, preparata e competente in grado di aiutarli nella gestione di specifici processi aziendali, più o meno complessi. In queste settimane vi vogliamo presentare alcuni esempi, anche molto diversi tra loro, di quello che possiamo offrire e di quali vantaggi possa comportare la scelta di affidarsi ad un Temporary Manager B-Space.

Dopo aver introdotto il concetto del Temporary Manager B-Space, abbiamo approfondito il ruolo che può giocare nelle Risorse Umane, nelle Operations, nella Supply Chain e, in questo articolo, nella Qualità. Quale sarà la prossima area di riferimento? La risposta arriverà presto!

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Tips&Tricks

 Ottimizzazione della gestione delle mail: consigli per una casella di posta organizzata

Nell'era digitale, gestire la mole di mail è una sfida quotidiana. Ottimizzando il processo di gestione delle mail, puoi migliorare l'efficienza e ridurre lo stress: vediamo qualche suggerimento.

Per prima ti suggeriamo di creare cartelle specifiche per categorie come "Cliente X", "Progetto Y" o "Settore Z" per consentire una suddivisione chiara dei messaggi. Quando cercherai quella specifica mail saprai già dove trovarla! Puoi automatizzare questo processo configurando regole che assegnano automaticamente le mail a specifiche cartelle o le contrassegnano come importanti in base a criteri come il mittente, il soggetto o le parole chiave nel corpo del messaggio. Questo ti permetterà di ridurre la quantità di messaggi non importanti che arrivano nella tua casella di posta principale, spostando quelle routinarie nelle cartelle di riferimento, naturalmente segnandole come da leggere.

Un secondo suggerimento per mantenere un'inbox organizzata è disiscriversi da liste di invio non necessarie. Spesso ci si ritrova a ricevere una grande quantità di newsletter che possono distogliere l'attenzione dalle mail più importanti. Prenditi il tempo di valutare quali sono le sottoscrizioni che non apportano un reale valore e annulla la sottoscrizione.

L'utilizzo di strumenti di gestione delle mail può facilitare notevolmente l'organizzazione e la gerarchia delle attività. Ad esempio, puoi utilizzare le bandiere o le stelle per contrassegnare i messaggi importanti e renderli facilmente individuabili nella tua casella di posta. Inoltre, puoi utilizzare le etichette o i tag per categorizzare le mail in base alle diverse priorità o progetti. Questo ti consentirà di trovare rapidamente i messaggi pertinenti quando ne hai bisogno.

Infine, ti consigliamo di dedicare del tempo specifico alla gestione delle mail anziché controllare costantemente la casella di posta. Programma delle finestre di tempo durante la giornata in cui ti dedichi esclusivamente alla gestione delle mail. Ciò ti aiuterà a mantenere il focus sulle tue attività principali, evitando di essere distratto dalle notifiche in arrivo e garantendo una gestione più efficiente delle mail.

La tua casella mail è ordinata ed efficiente?