Efficienza e flessibilità con il Kanban: un percorso verso il miglioramento continuo

Il metodo Kanban, sviluppato da Toyota negli anni ’40 per ottimizzare la produzione, si basa sulla visualizzazione del lavoro e la gestione di un flusso continuo. Questo approccio, inizialmente utilizzato nel settore automobilistico, ha trovato successiva applicazione in una vasta gamma di settori, facilitando la monitorizzazione e il controllo del flusso di lavoro.

 Il Kanban si fonda su tre principi cardine: 1. visualizzazione del lavoro 2. limitazione del lavoro in corso 3. gestione del flusso. La prima avviene tramite una bacheca Kanban, che permette di avere una chiara panoramica delle attività in corso, di quelle in coda e di quelle già completate. Questo strumento visivo è cruciale per identificare e risolvere rapidamente eventuali colli di bottiglia nel processo produttivo. La limitazione del lavoro in corso, invece, evita i sovraccarichi, garantendo un flusso di lavoro costante e sostenibile. Infine, la gestione del flusso consente di migliorare la produttività complessiva tramite la misurazione e l'ottimizzazione continua.

L'adozione del Kanban offre numerosi vantaggi tangibili per un’azienda. Uno dei principali benefici è la riduzione degli sprechi: limitando il lavoro in corso e riassortendo le attività solo quando necessario, l'azienda può ottimizzare l'utilizzo delle risorse e minimizzare gli sprechi. Questo porta direttamente a una riduzione dei costi operativi, rendendo l'azienda più competitiva sul mercato.

Inoltre, il Kanban aumenta significativamente la flessibilità dell'azienda nell'adattarsi ai cambiamenti del mercato.

Il principale uso del Kanban nelle aziende Lean odierne è nel settore dell’approvvigionamento delle materie prime o semilavorati sia tra i dipartimenti interni all’azienda sia nei confronti dei fornitori.

Come ogni strumento Lean, anche il Kanban è uno strumento che è dimensionato in base alla domanda del cliente finale; grazie a quest’ultima si determinano tutte le informazioni necessarie per una corretta gestione di questo strumento nell’ambito della supply chain, ovvero:

·      Punto di riordino, livello di scorte a magazzino sotto il quale deve essere riordinato il materiale

·      Pezzi contenitore, quantità di pezzi da inserire per ogni contenitore

·      Lead time, giorni lavorativi previsti per la consegna del componente

 Queste informazioni sono contenute all’interno di tag, strumento visual del Kanban, e applicati sulla cassetta, scaffalatura, pallet o qualsiasi contenitore che contenga il componente interessato, di seguito un esempio:

Il cartellino sarà quindi il segnale visual utilizzato da tutti i soggetti che si preoccuperanno di utilizzare e approvvigionare il materiale.
La seguente è una classica gestione nella pratica del flusso di riordino:

·      L’operatore terminati i pezzi disponibili nel contenitore, metterà il cartellino ed il contenitore vuoto in un punto di raccolta dedicato, nel frattempo procederà nella sua attività di assemblaggio utilizzando il secondo contenitore di scorta;

·      Il magazziniere di reparto ritirerà tutti i cartellini e contenitori vuoti e si preoccuperà di riempirli con eventuali scorte presenti a magazzino oppure di segnalare all’ufficio acquisti la necessità di approvvigionare tramite fornitore il componente mancante. La segnalazione solitamente è digitalizzata sfruttando il barcode presente sul cartellino e l’erp in uso in azienda, preparando quindi una proposta d’ordine;

·      Il cartellino in ordine, nel frattempo, sarà posizionato su una bacheca Kanban, che contiene l’indicazione della settimana prevista di arrivo (grazie al lt presente sul cartellino), in modo che chiunque possa sapere la data di arrivo senza interpellare o confrontarsi con altri soggetti;

·      Quando il materiale sarà ricevuto da fornitore, il magazziniere riporterà il contenitore pieno con il relativo cartellino nell’ubicazione finale di utilizzo, che potrà essere una postazione di linea, un’isola di saldatura etc.

Nell’ambito della supply chain, il Kanban non è solo uno strumento di approvvigionamento ma permette inoltre di incrementare:

·      Produttività ed efficienza
Minimizza i tempi di inattività dovuti alla mancanza di materiali o informazioni, assicurando che il lavoro proceda senza interruzioni;

·      Responsabilità e coinvolgimento dei team
Essi hanno maggiore autonomia nel gestire il proprio lavoro e sono più responsabili del flusso di attività, inoltre migliora la comunicazione tra i membri del team e tra i diversi reparti;

·      Maggiore flessibilità
Il sistema può essere facilmente modificato per rispondere a variazioni della domanda, cambiamenti di priorità o introduzione di nuovi prodotti.

 Lo strumento del Kanban è utilizzato da molte realtà che sono seguite attivamente da Business Space in diverse forme, poiché si adatta alle diverse esigenze delle aziende e dei loro fornitori, il suo uso è divenuto sempre più snello e rapido grazie anche ad una sua digitalizzazione nel tempo. Un consulente B-Space esperto può guidare l'azienda attraverso l'intero processo di implementazione, sviluppo o revisione, personalizzando quindi il sistema Kanban ed assicurando che tutte le pratiche migliori siano adottate. Questo può tradursi in un'implementazione più rapida ed efficace, permettendo all'azienda di iniziare a beneficiare del sistema Kanban nel minor tempo possibile e con il massimo impatto.

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Tips&Tricks

 La fiducia sul posto di lavoro

Nel suo "The Neuroscience of Trust" pubblicato su HBR, Paul J. Zak offre una prospettiva scientifica su come la fiducia possa trasformare la nostra cultura aziendale migliorando la responsabilità di chi vi opera. Questo articolo del 2017 può essere considerato valido anche oggi?

Scopriamolo insieme. Zak sostiene che le strategie pratiche per sviluppare la fiducia sul lavoro siano:

Riconoscere l’eccellenza
Il riconoscimento immediato e pubblico dei successi dei dipendenti ha un impatto significativo sulla fiducia. Celebrare i risultati non solo motiva chi li ha raggiunti, ma ispira anche gli altri a dare il meglio. 

Indurre uno stress positivo
Assegnare compiti difficili ma raggiungibili può aumentare la concentrazione e rafforzare i legami tra i membri del team. È importante monitorare i progressi e adattare gli obiettivi se necessario.

Dare autonomia
Lasciare che i dipendenti gestiscano il proprio lavoro in autonomia aumenta la motivazione e favorisce l’innovazione. La fiducia nelle loro capacità è un potente incentivo. Consentire ai dipendenti di scegliere i progetti su cui lavorare aumenta l’impegno e la produttività. Un ambiente di lavoro che valorizza le passioni individuali genera un forte senso di appartenenza.

Condividere le informazioni
La trasparenza sugli obiettivi e le strategie aziendali riduce lo stress e migliora la collaborazione. Una comunicazione chiara e continua è essenziale per un clima di fiducia.

Costruire relazioni
Promuovere la socialità sul lavoro migliora la performance. Eventi sociali e attività di team building possono sembrare forzati, ma rafforzano i legami e la collaborazione.

Favorire la crescita personale
Un ambiente che supporta la crescita personale e professionale dei dipendenti aumenta l’engagement e la fidelizzazione. Discussioni regolari su obiettivi personali e professionali sono fondamentali.

 Mostrare vulnerabilità
I leader che chiedono aiuto ai propri team stimolano la produzione di ossitocina, rafforzando la fiducia e la cooperazione. La vulnerabilità è un segno di forza e credibilità. 

La fiducia, insomma, per Zak non è solo un valore morale, ma è un potente fattore di successo aziendale. Le aziende ad alto livello di fiducia registravano già anni fa minori livelli di stress, maggiore energia, produttività e soddisfazione dei dipendenti.

Investire nella fiducia non è solo la cosa giusta da fare, è anche la scelta più intelligente.

Credi che le strategie pratiche di Zak siano ancora attuali?