La comunicazione via email può influenzare la professionalità percepita?

Ovvero come padroneggiare la netiquette per una corrispondenza digitale professionale ed efficace. Nel mondo del business, la comunicazione efficace è uno dei pilastri su cui si basa il successo. L'era digitale ha rivoluzionato il modo in cui interagiamo e l'email è emersa come strumento fondamentale per la corrispondenza professionale. Possiamo ricevere e scrivere email praticamente da ogni dispositivo di cui disponiamo 24 ore al giorno, 365 giorni all’anno. Tuttavia, non sempre siamo in grado di sfruttare al meglio questa arma tanto efficace quanto potenzialmente deleteria.

Il nostro proposito è di fornire alcune fondamentali, ma talvolta dimenticati, accorgimenti di netiquette – l’insieme di regole comportamentali che regolamentano la condotta degli utenti in rete – con un focus specifico’ sulla creazione di email impeccabili per il lavoro.

La lista dei destinatari perfetta: "Cc" o non "Cc"
Non importa che ci si rivolga a colleghi, superiori o sottoposti, è sempre cruciale comprendere la distinzione tra i destinatari nel campo "A" e quelli nel campo "Cc". I destinatari nel campo "A" sono gli indirizzati principali responsabili dell'azione o della risposta. Dall'altra parte, i destinatari nel campo "Cc" sono informati per scopi di conoscenza. L'aspettativa di una risposta differisce tra i due gruppi. Si prevede che i destinatari nel campo "A" rispondano prontamente, mentre da quelli nel campo "Cc" non ci si aspetta una risposta, ma che siano a conoscenza delle informazioni contenute nella comunicazione.

L’oggetto: la chiave dell'attenzione
L'oggetto è la stretta di mano di un'email: è il secondo elemento che si incontra – dopo il mittente – ma è in grado di influenzare drasticamente la prima impressione. Un oggetto ben formulato cattura in modo sintetico l'essenza dell'email, comunica il tono della corrispondenza e ne fa intuire l'importanza e l'urgenza. Il tempo di chiunque sia il destinatario è sempre prezioso e un oggetto che delinea chiaramente lo scopo dell'email aiuta a stabilirne la priorità e a considerarla adeguatamente.

La chiarezza dell'obiettivo: esplicitare le richieste
L'ambiguità, nel campo della comunicazione professionale, è il nemico sempre in agguato. Quando si comunicano richieste o istruzioni, è fondamentale essere capiti. È sempre bene essere espliciti nell'illustrare l'azione che si sta cercando così come l'obiettivo desiderato. L'ambiguità può portare a interpretazioni errate, che causeranno ritardi, inutili perdite di tempo o errori anche gravi. Che si stia assegnando compiti o cercando informazioni, uno stile di comunicazione preciso favorisce l'efficienza e riduce la necessità di ulteriori scambi di email. Meglio evitare i dettagli superflui e arrivare subito al punto, naturalmente senza trascendere nella maleducazione o nella cieca imposizione. Non ci si deve dimenticare di utilizzare un linguaggio cortese, formale e professionale.

L'arte del tempismo: celerità e follow-up
Saper riconoscere la giusta tempestività è una virtù. Colleghi e collaboratori sono spesso impegnati in molteplici attività e una risposta tempestiva dimostra professionalità e rispetto per il loro tempo. Sebbene le risposte immediate non siano sempre possibili, confermare la ricezione e anticipare una successiva risposta più esaustiva può contribuire molto nel mantenere relazioni professionali positive. Altrettanto importante è l'arte del follow-up. Se si attende una risposta che sottende una scadenza o che abbia carattere di urgenza, si può considerare l'invio di un cortese promemoria dopo un intervallo ragionevole di giorni, garantendosi così che le questioni cruciali non sfuggano all'attenzione.

Gestire allegati pesanti: le pratiche ottimali
Gli allegati possono essere un’arma a doppio taglio. Se da un lato agevolano la condivisione di documenti, presentazioni o dati, dall’altro possono anche rallentare – o bloccare – la ricezione di un’email e sovraccaricare i destinatari, soprattutto se connessi da dispositivi mobili, magari in zone di scarsa ricezione o con il traffico dati congestionato. Quando si tratta di file di grandi dimensioni, è prudente considerare alternative all’allegato. Esistono numerose piattaforme affidabili basate su cloud che offrono il vantaggio di una condivisione senza il peso dei file, eliminando la necessità di allegati voluminosi. Includere un link all'interno dell'email che indirizza i destinatari alla risorsa specifica, permette di mantenere la piena efficienza e risultare al contempo più professionali.

Padroneggiare la netiquette è un'arte che può contribuire a ridefinire le relazioni professionali. Comporre email con una chiara distinzione dei destinatari e delle aspettative che si hanno da loro, oggetti che catturano l'attenzione, richieste chiare, risposte tempestive e una gestione oculata degli allegati contribuiscono a creare una corrispondenza via email efficace. Abbracciando questi spunti di netiquette, si possono migliorare le proprie competenze comunicative e preparare il terreno per una collaborazione più professionale e, di fatto, più proficua.