Strumenti efficaci di Lean Thinking: come riorganizzare il lavoro con le 5S
In un mondo sempre più dinamico, anche le aziende sono costrette ad innovarsi seguendo le continue evoluzioni e tendenze. La filosofia Lean Thinking, se seguita con diligenza in tutti i suoi aspetti, rende le aziende elastiche e le prepara a seguire rapidamente le dinamiche di mercato. Infatti, alla base di questa filosofia c’è la continua volontà di miglioramento mettendo per primo il cliente. Strumento lean di forte impatto nell’ambito del miglioramento continuo è la metodologia delle 5S.
Questa metodologia è utilizzata soprattutto nel contesto di produzione e gestione dei processi ma può essere applicata anche in ambito d’ufficio. L’obiettivo principale è quello di rendere l’ambiente di lavoro pulito ed ordinato, con una vastissima serie di vantaggi in ambito di:
· Produttività
Riduzione delle tempistiche volte alla ricerca di materiale o attrezzature non al posto giusto.
· Sicurezza
Il solo utilizzo degli strumenti strettamente necessari alle proprie mansioni, elimina la presenza di attrezzature superflue che possono rappresentare soltanto un ostacolo.
· Sostenibilità
L’eliminazione di materiale superfluo contribuisce alla riduzione di sprechi e generando quindi meno rifiuti.
· Cooperazione
Questi progetti di sistemazione coinvolgono intere aree accrescendo la coesione e le sinergie tra i dipendenti.
· Efficienza
La pulizia rende più fluente l’intero flusso di lavoro, poiché permette al personale di orientarsi con molta più facilità.
· Immagine
Un reparto ordinato diffonde subito l’idea di un’Azienda con standard qualitativi elevati, moderna e che tiene anche al benessere del suo personale.
L’acronimo 5S nasce dalle iniziali delle parole giapponesi che descrivono i cinque passaggi necessari alla piena implementazione di questo strumento, in particolare:
· Seiri | Sort | Separare gli oggetti necessari da quelli non necessari eliminando quindi quelli superflui.
· Seiton | Set in order | Sistemare gli attrezzi, componenti e oggetti in modo che siano facilmente raggiungibili.
· Seiso | Shine | Splendere/pulire l’area di interesse per renderla fruibile da chiunque e sicura.
· Seiketsu | Standardize | Standardizzare le operazioni ed i processi, per renderli ripetibili nel tempo, permettendo quindi di stabilizzare le tre azioni fatte in precedenza.
· Shitsuke | Sustain | Sostenere e in ogni caso migliorare le azioni per ottenere continuo beneficio.
I consulenti Business Space sono abituati ad utilizzare questo strumento all’interno di qualsiasi realtà produttiva e non, seguendo passo a passo tutte le cinque fasi. Operativamente, si valuta lo stato di partenza attraverso una check list e, nel tempo, i progressi portati avanti. Si tratta di un’attività che vede coinvolto l’intero team facente parte dell’area o del reparto: tutti si possono adoperare per suggerire e attuare miglioramenti.
È consuetudine estendere questo beneficio anche al di fuori dell’area di progetto, utilizzando logiche visual come fotografie che mostrano lo stato del prima (AS-IS) e del dopo (TO-BE), infatti molti spunti nati in un’area possono risultare preziosi anche in altre zone.
Come tutti gli strumenti lean, anche le 5S richiedono quindi, oltre che il coinvolgimento del personale, la loro continua formazione, sia in termini di accrescimento del suo know-how, sia di allenamento di elasticità della sua mentalità.
Tips&Tricks
Il modello GROW: una guida pratica per il coaching e lo sviluppo professionale
Il modello GROW è uno strumento di coaching semplice ed efficace, ideale per aiutare imprenditori e manager a supportare lo sviluppo professionale dei propri collaboratori. Creato negli anni '80 da John Whitmore, il modello si basa su quattro fasi:
1. Goal | Obiettivo
Il primo passo è definire chiaramente l’obiettivo che il coachee vuole raggiungere. Questo deve essere specifico, misurabile e realistico. Ad esempio, un dipendente potrebbe desiderare di migliorare le sue capacità di negoziazione per affrontare meglio i clienti chiave.
2. Reality | Realtà
La fase successiva consiste nell’analizzare la situazione attuale. Quali sono le competenze attuali? Quali ostacoli si frappongono al raggiungimento dell’obiettivo? Questa fase aiuta il coachee a riflettere e a identificare le sfide e le risorse già disponibili.
3. Options | Opzioni
Una volta compresa la realtà, si esplorano le possibili opzioni. Il ruolo del coach è stimolare la creatività e incoraggiare la generazione di alternative. Ad esempio, il coachee potrebbe identificare corsi di formazione, esercitazioni pratiche o affiancamenti con colleghi esperti come strategie per migliorare.
4. Will | Volontà
Infine, si definisce un piano d’azione concreto. In questa fase, il coachee stabilisce cosa farà e entro quando. È importante che l'impegno sia chiaro e realistico, per garantire progressi misurabili e sostenibili.
Il modello GROW non è solo uno strumento per il coaching individuale, ma può essere utilizzato anche nei team per favorire la collaborazione e il raggiungimento degli obiettivi aziendali. Per chi gestisce un’impresa, adottare questo modello può rappresentare un passo strategico per valorizzare il capitale umano e migliorare le performance aziendali. Semplice da applicare e altamente adattabile, il GROW è un alleato prezioso nello sviluppo delle competenze e nella crescita del proprio business.
